הוראות לרישום נתונים לפי GLP

מחברת המעבדה היא נכס החברה, הארגון, המכון או המוסד בו אתם מועסקים. היא נופקה לכם כדי לאפשר רישום מלא, כרונולוגי ומסודר של עבודתכם הניסיונית. המחברת ותכולתה נחשבות כחומר סודי ובעל ערך רב — לכן אסור להוציאה ממקום העבודה, ושמירתה מוטלת עליכם. במקרה של אובדן, נזק או היעלמות יש לדווח מיד לממונים.

מטרת רישום הנתונים היא לאפשר לכם או לעמיתיכם לחזור על ניסוי באותו אופן שבו בוצע לראשונה, כך שיתקבלו אותן תוצאות בתוך סטיית התקן המקובלת. המחברת נועדה גם להגן משפטית על זכויות היוצרים של המידע הרשום בה — במקרה של תביעה, או לצורך רישום פטנט במקרה של המצאה או תגלית לא צפויה.

עשרת הכללים לרישום נכון במחברת מעבדה

1. שמרו היטב על המחברת כך שתיראה נקייה ומסודרת. תכננו את הניסוי בקפדנות כדי לרשום את כל הנתונים באופן ברור ומאורגן, והגבילו כל דף לפרויקט אחד.
2. ציינו בתחילת כל דף את מספר המחברת, שם הפרויקט והתאריך. רשמו באופן ברור ותמציתי, וכללו את מטרת הניסוי, החומרים והריאגנטים (כולל מספרי אצווה, כמויות, נפחים ומשקלים), הציוד והמכשור (שם, מודל ומספר סידורי), שיטות העבודה והתהליך (זמנים, טמפרטורות, לחצים) והתוצאות — חיוביות ושליליות.
3. כל הנתונים חייבים להירשם ישירות לתוך המחברת. המחברת כרוכה עם עמודים ממוספרים כך שלא ניתן להחליף או לתלוש דפים. הימנעו מרישום על פיסות נייר; דף בודד שנרשם — הדביקו למחברת באופן קבוע, חתמו ורשמו תאריך כך שהחתימה תופיע חלקית על הדף הנדבק וחלקית על דף המחברת.
4. כל רישום חייב להיות ברור וקריא. אל תשתמשו בעיפרון או עט אדום, ומחיקות אסורות. אם קרתה טעות — העבירו קו על השורות הלא נכונות כך שעדיין ניתן לקרוא את המקור, חתמו בראשי תיבות ורשמו תאריך מעל התיקון. שימוש בטיפקס או סרט מחיקה אסור.
5. בראש כל דף יופיעו שם הפרויקט ומספר המחברת, ובתחתית כל דף — התאריך שבו בוצעה העבודה וחתימת העובד. תמיד השתמשו בתאריך הנוכחי.
6. אם לצורך הצגה ברורה יש להתחיל עמוד חדש בעוד הקודם אינו מלא — העבירו קו אלכסוני על החלק הריק כדי להעיד שלא נוספו נתונים מאוחר יותר.
7. רשמו גם ציורים, מבנים, תגובות, דיאגרמות, תרשימי זרימה, תמונות ושרטוטים הקשורים לעבודה. תדפיסים (ספקטרה, פלט מחשב, מכשירים אנליטיים) שאינם נשמרים במחברת — החתימו, תארכו ושמרו בתיק נלווה, וציינו במחברת את מספר התיק ומיקומו, וכן להפך.
8. כאשר מבצעים חישובים — תארו את אופן החישוב ותנו דוגמה מייצגת עם טבלה המבארת קיצורים ופקטורים. בשימוש בתוכנת מחשב — רשמו את שמה ומקורה.
9. היעזרו בדפים הראשונים לשמירת תוכן עניינים מפורט הכולל את שם הפרויקט והדפים המתאימים. רעיונות חדשים העולים תוך כדי העבודה חייבים להירשם ולהיחתם בתחתית הדף על ידי אדם נוסף כעד — לקביעת זכות קדימה של ההמצאה.
10. עם השלמת המחברת או כשאינה בשימוש — החזירו אותה למשרד לצורך תיוק. יש לשמור אותה במקום מוגן וחסין אש.

שמירה על כללים אלו של כתיבה טכנית לפי נהלי ה-GLP תקנה לכם את המידע הברור הנחוץ בהמשך — לתיעוד חוקי, לכתיבת מסמכים, דוחות, סיכומים ומאמרים, ולכל פרסום אחר של עבודתכם הניסיונית.